Information om behandling av personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du blir hyresgäst hos oss och även en tid efter att ditt hyresavtal har avslutats. Även du som enskild individ, som vistas i och omkring våra fastigheter kan komma att beröras av vår personuppgiftshantering. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer.

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress och kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

Personuppgiftsansvarig

Stadsvillan Eskilstuna AB, Frugärdesgatan 1, 633 30 Eskilstuna, org nr: 559212-8895, är personuppgiftsansvarig och ansvarar för all behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller som annat företag gör på vårt uppdrag.

När du gör en intresseanmälan hos oss

När du gör en intresseanmälan på vår hemsida blir du kandidat för att söka bostad hos oss. Under den tiden du är kandidat samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du är kandidat hos oss. Om du inte önskar vara kandidat, kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter. Som kandidat har du ett eget ansvar för att uppgifterna du lämnar är korrekta och om du önskar rätta eller ändra dina uppgifter använder du dig av en länk i ett mail som vi skickar ut varje månad för att uppdatera dina uppgifter.

När du blir erbjuden en bostad hos oss

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du har skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina uppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet.

Under hyresförhållandet

När du blir hyresgäst hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi förhandlar hyra och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel kontrollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådana marknadsföringsbolag kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresinbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina uppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet eller ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandet eller beslutet har upphört att gälla.

KAMERABEVKANING

Med stöd av Kbl (kamerabevakningslagen) har Stadsvillan Fastigheter beslutat om att installera övervakningskameror i utvalda delar av fastigheten Nubben 1, med adressen Frugärdesgatan 1 - Ida Adamssons Gata 8. Kameror installeras och aktiveras under februari - mars 2022.

I fastigheten finns övervakningskameror uppsatta för att övervaka källargångar, garagenedfart samt soprum.
Syftet med kameraövervakningen och behandlingen av inspelat material är att förebygga skadegörelse samt inbrott och öka tryggheten hos våra hyresgäster.
Skyltar informerar om att delar av fastighetens gemensamma ytor är kameraövervakade.
Den rättsliga grunden för att vi behandlar dina personuppgifter i samband med kamerabevakningen är genom en så kallad intresseavvägning i enlighet med art. 6 p.1.f i Dataskyddsförordningen. Vi har gjort bedömningen att behovet av kamerabevakningen väger tyngre än det intrång i den personliga integriteten som den kan innebära.
Inspelat material lagras på särskilt datalagringsmedia i kamerabevakningsutrustningen och även på företagets servrar. Materialet lagras i en vecka för att sedan raderas per automatik. Det är säkerställt att endast ett begränsat antal anställda har tillgång till det inspelade materialet. Materialet hanteras med sekretess enligt 22 § i kamerabevakningslagen.
Stadsvillan Fastigheter kan lämna ut material till polisen om det föreligger misstanke om brott.
Stadsvillan Fastigheter har rätt att behandla och bevara bilder som spelas in via bevakningskamerorna. Den rättsliga grunden för behandling är intresseavvägning. Stadsvillan Fastigheter har intresse av att motverka skadegörelse samt inbrott och öka tryggheten bland hyresgästerna.
Du som besökare i fastigheten har rätt att få information om hur Stadsvillan Fastigheter behandlar personuppgifter med anledning av fastighetens kameraövervakning.
Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter. Du kan även ha invändningar mot behandlingen och begära begränsning av behandlingen av dem. Om du begär rättelse, radering eller invänder mot behandlingen eller begär begränsning av den kommer Stadsvillan Fastigheter att pröva om den åtgärd du begär ska vidtas eller inte.
Om du anser att Stadsvillan Fastigheter har behandlat dina personuppgifter på ett sätt som strider mot gällande bestämmelser om behandlingen av sådana uppgifter, kan du vända dig till Datainspektionen.

När hyresförhållandet är slut

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som till exempel hyresavtalet och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Dina rättigheter

Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta. Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet). Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.

Som befintlig hyresgäst kan du uppdatera dina kontaktuppgifter eller begära ett registerutdrag genom att skapa ett avtalsärende via hemsidan stadsvillanfastigheter.se.

Om du inte är vår kund idag, men har frågor eller önskar ett registerutdrag är du välkommen kontakta oss via mail eller post så tillhandahåller vi ett formulär.

Vi uppdaterar den här informationen kontinuerligt när nya direktiv och regler utarbetas från ansvariga myndigheter.